Kai organizacija nusprendžia nebetęsti vadybos sistemos sertifikavimo, viena dažniausių priežasčių būna finansinė padėtis. Mažėjant užsakymams, augant sąnaudoms ar trūkstant apyvartinių lėšų, kiekviena išlaida peržiūrima iš naujo. Tokiu metu sertifikavimo auditas gali būti vertinamas kaip sąnauda, kurią paprasčiausia atidėti arba jos visai atsisakyti.
Tačiau sprendimas turi platesnių pasekmių: sertifikatas gali būti reikalingas konkursams, klientų kvalifikacijai, tiekimo grandinėms, sutartims ar reputacijai. Todėl prieš stabdant procesą verta įvertinti ne tik artimiausio audito kainą, bet ir sertifikavimo praradimo poveikį verslui.
Sertifikavimo įstaigos vaidmuo čia nėra įkalbėti klientą bet kokia kaina. Jos pareiga – nešališkai paaiškinti proceso taisykles, galimas procedūrines alternatyvas ir kiekvieno pasirinkimo pasekmes, neperžengiant konsultavimo ribos.
Pirmiausia – ne pardavimas, o aiški informacija
Sertifikavimo įstaiga turi išlikti nešališka. Finansinis suinteresuotumas išlaikyti klientą negali paveikti audito išvadų, sertifikavimo sprendimo ar reikalavimų taikymo. Auditorius taip pat neturėtų būti vertinamas pagal tai, ar jam pavyko „įtikinti“ organizaciją pratęsti sutartį.
Profesionalus pokalbis reiškia, kad organizacijai aiškiai paaiškinama:
- kokia yra dabartinė sertifikato ir sertifikavimo ciklo būsena;
- kokie auditai ir terminai taikomi pagal patvirtintą audito programą;
- kas nutiktų auditui neįvykus arba organizacijai atsisakius sertifikavimo;
- kokios procedūros gali būti taikomos pagal sertifikavimo įstaigos taisykles ir konkrečią schemą;
- kokius sprendimus organizacija turi priimti pati.
Tai nėra spaudimas tęsti sertifikavimą. Tai informacija, reikalinga pagrįstam verslo sprendimui.
Ką organizacija gali įvertinti prieš atsisakydama sertifikavimo?
1. Sertifikato reikšmę pajamoms ir sutartims
Reikėtų patikrinti, ar galiojantis sertifikatas yra privaloma dalyvavimo konkursuose, tiekėjo patvirtinimo, klientų sutarčių arba grupės reikalavimų sąlyga. Kartais sutaupyta audito suma gali būti gerokai mažesnė už prarasto užsakymo ar kliento vertę.
2. Ankstyvą pokalbį dėl atsiskaitymo sąlygų
Jeigu sunkumas yra trumpalaikis pinigų srautas, organizacija gali iš anksto kreiptis į sertifikavimo įstaigą dėl komercinių atsiskaitymo galimybių, pavyzdžiui, mokėjimo dalimis. Tokios sąlygos turi būti taikomos skaidriai ir negali keisti audito apimties, trukmės, išvadų ar sertifikavimo sprendimo.
3. Faktinės sertifikavimo srities ir struktūros pokyčius
Jeigu organizacijos veikla realiai sumažėjo – uždarytos vietos, nutraukti procesai ar susiaurėjo veiklos apimtis – apie tai būtina informuoti sertifikavimo įstaigą. Ji įvertina, ar sertifikavimo sritis, vietų skaičius ir audito programa turi būti pakeisti. Srities negalima dirbtinai sumažinti vien dėl kainos: sertifikatas visada turi tiksliai atspindėti faktiškai sertifikuojamą veiklą.
4. Sustabdymo galimybę ir pasekmes
Tam tikrais atvejais, pagal sertifikavimo įstaigos procedūras ir taikomą schemą, gali būti svarstomas laikinas sertifikavimo sustabdymas. Tai nėra automatinė „mokėjimo pauzė“: sustabdymo metu sertifikatas laikinai negalioja, jo negalima pristatyti kaip galiojančio, o per nustatytą laiką nepašalinus sustabdymo priežasčių sertifikavimas gali būti panaikintas arba susiaurintas. Konkretų sprendimą priima sertifikavimo įstaiga.
5. Sąmoningą atsisakymą ir vėlesnį grįžimą
Jeigu sertifikavimas šiuo metu objektyviai nepakeliamas, organizacija gali priimti sąmoningą sprendimą jo atsisakyti. Svarbu suprasti, kad vėliau grįžimas gali reikšti naują paraišką ir pradinio sertifikavimo procesą, o ankstesnio sertifikato tęstinumas nėra savaime atkuriamas. Net ir neturėdama galiojančio sertifikato organizacija gali toliau palaikyti savo vadybos sistemą, kad ateityje sugrįžti būtų lengviau.
6. Sertifikato perkėlimo ribas
Galiojantį akredituotą sertifikatą galima perkelti kitai akredituotai sertifikavimo įstaigai tik laikantis nustatyto perkėlimo proceso ir atlikus dokumentuotą peržiūrą. Sustabdytas sertifikatas perkėlimui nepriimamas, o neišspręstos neatitiktys niekur nedingsta. Todėl perkėlimas nėra būdas išvengti audito, reikalavimų ar jau nustatytų problemų.
Ko sertifikavimo įstaiga negali žadėti?
Finansiniai sunkumai yra svarbi verslo aplinkybė, tačiau jie savaime nesuteikia sertifikavimo įstaigai teisės nepaisyti privalomos audito programos. Todėl klientui negalima žadėti:
- automatiškai pratęsti sertifikato galiojimą neatlikus privalomų veiksmų;
- sumažinti audito trukmę be objektyvaus ir dokumentuoto pagrindo;
- palikti sertifikatą galioti, kai neįvykdomi sertifikavimo reikalavimai;
- pakeisti audito išvadas dėl komercinio susitarimo;
- garantuoti palankų sertifikavimo sprendimą.
Komercinis lankstumas gali būti svarstomas tik tiek, kiek jis nekeičia techninių, audito ir sertifikavimo sprendimų reikalavimų.
Penki klausimai vadovybei prieš priimant sprendimą
- Kokias pajamas, klientus ar konkursus galime prarasti netekę sertifikato?
- Ar finansinis sunkumas yra laikinas, ar ilgalaikis?
- Ar mūsų veiklos apimtis ir sertifikavimo sritis faktiškai pasikeitė?
- Ar iš anksto aptarėme su sertifikavimo įstaiga galimas procedūrines ir komercines sąlygas?
- Kaip išlaikysime veikiančią vadybos sistemą, jeigu sertifikavimo laikinai atsisakysime?
Atsakingas sprendimas vietoje spaudimo
Kartais teisingas sprendimas yra tęsti sertifikavimą, nes jo vertė verslui viršija sąnaudas. Kartais – skaidriai susitarti dėl atsiskaitymo. O kartais organizacijai tenka laikinai atsisakyti sertifikavimo ir pasirengti grįžti vėliau.
Svarbiausia, kad sprendimas būtų priimtas žinant pasekmes, o sertifikavimo įstaiga išliktų nešališka. Jos užduotis nėra parduoti sertifikatą bet kokia kaina. Jos užduotis – užtikrinti patikimą sertifikavimo procesą ir pateikti klientui tikslią informaciją, reikalingą savarankiškam sprendimui.
„Gcert Baltic“ siekia atvirai ir pagarbiai paaiškinti klientams sertifikavimo proceso reikalavimus, galimas procedūrines alternatyvas bei jų pasekmes. Audito ir sertifikavimo sprendimai visais atvejais išlieka nepriklausomi nuo komercinių aplinkybių.
Jeigu jūsų organizacija svarsto sertifikavimo tęstinumą, kviečiame susisiekti su GCERT BALTIC UAB. Aptarsime esamą sertifikavimo proceso būseną ir aiškiai paaiškinsime pagal taikomus reikalavimus galimus pasirinkimus bei jų pasekmes.