Sertifikavimo audito rezultatai ne visada būna tokie, kokių organizacija tikisi. Kartais auditorius nustato neatitikčių, pateikia pastabų ar paprašo papildomų objektyvių įrodymų. Tuomet gali kilti nusivylimas ir klausimas: gal kitą kartą reikėtų pasirinkti kitą auditorių arba net kitą sertifikavimo įstaigą?
Tačiau ar auditoriaus pakeitimas vien todėl, kad audito metu buvo nustatyta radinių, yra teisingas sprendimas?
Trumpas atsakymas – dažniausiai ne. Svarbu vertinti ne tai, kiek radinių auditorius nustatė, o tai, ar jie yra pagrįsti, aiškiai paaiškinti ir paremti objektyviais audito įrodymais.
Sertifikavimo audito tikslas nėra „geras pažymys“
Sertifikavimo auditas nėra konkursas, kuriame laimi mažiausiai neatitikčių gavusi organizacija. Jo paskirtis – nepriklausomai ir nešališkai įvertinti, ar vadybos sistema atitinka taikomo standarto reikalavimus ir yra veiksmingai įgyvendinta.
Jeigu auditorius mato reikalavimo neatitinkančią situaciją, tačiau jos neįvardija vien tam, kad išlaikytų gerus santykius su klientu, tai nėra kokybiškas auditas. Toks požiūris gali trumpam sukurti komforto jausmą, bet organizacijai nepadeda pamatyti realių rizikų.
Pagrįstai nustatyta neatitiktis nėra auditoriaus bausmė. Tai faktu ir įrodymais paremtas signalas, kad tam tikras vadybos sistemos reikalavimas nėra tinkamai įgyvendintas arba praktika neatitinka to, ką organizacija yra nustačiusi.
Kada radiniai organizacijai tampa vertingi?
Radinių skaičius savaime neparodo nei audito kokybės, nei auditoriaus profesionalumo. Vertę lemia tai, kaip auditorius atliko vertinimą ir kaip suformulavo išvadas.
Profesionaliai pateiktas radinys turi būti:
- susietas su konkrečiu standarto, teisės akto ar organizacijos nustatytu reikalavimu;
- pagrįstas patikrintais objektyviais įrodymais;
- suformuluotas aiškiai, tiksliai ir be asmeninių vertinimų;
- suprantamai paaiškintas organizacijai;
- proporcingas nustatytai situacijai ir jos reikšmingumui.
Auditorius turi gebėti atsakyti, koks reikalavimas neįvykdytas ir kokiais įrodymais grindžiama išvada. Tačiau sertifikavimo auditorius negali peržengti nešališkumo ribos: jis neturi rengti sprendimo už klientą, kurti dokumentų ar nurodyti vienintelio būdo, kaip neatitiktį pašalinti.
Sprendimą, atsižvelgdama į savo procesus, rizikas ir veiklos kontekstą, pasirenka pati organizacija.
Kodėl po reiklaus audito kartais norima pakeisti auditorių?
Reiklus auditas gali sukelti nepatogumų. Reikia skirti laiko priežasčių analizei, korekcijoms, korekciniams veiksmams ir papildomiems įrodymams pateikti. Kartais paaiškėja, kad ilgą laiką taikyta praktika nebuvo pakankama arba ankstesnių auditų metu tam tikra spraga nebuvo pastebėta.
Tokiose situacijose natūralu ieškoti paprastesnio paaiškinimo: „auditorius per griežtas“, „anksčiau niekas to neprašė“ arba „kita sertifikavimo įstaiga tikriausiai taip nevertintų“.
Vis dėlto auditoriaus pakeitimas neišsprendžia pagrįstos sisteminės problemos. Ji lieka organizacijoje kartu su susijusia rizika – nepriklausomai nuo to, kas atliks kitą auditą.
Dar daugiau: nuolatinė „patogesnio“ auditoriaus paieška gali susilpninti vadybos sistemą ir sertifikato patikimumą. Organizacija praranda galimybę objektyviai pasitikrinti, ar jos procesai iš tiesų veikia taip, kaip numatyta.
Kada auditoriaus arba sertifikavimo įstaigos pakeitimas gali būti pagrįstas?
Organizacija turi teisę tikėtis profesionalaus, etiško ir kompetentingo audito. Todėl auditoriaus pakeitimas gali būti pagrįstas, jeigu:
- auditorius neturi pakankamos kompetencijos organizacijos veiklos sričiai;
- radiniai nėra susieti su aiškiais reikalavimais ar objektyviais įrodymais;
- analogiškos situacijos vertinamos nenuosekliai ir auditorius negali paaiškinti vertinimo pagrindo;
- bendravimas yra nepagarbus, kaltinantis ar žeminantis;
- daromos išvados neišklausius atsakingų darbuotojų ir nepatikrinus pakankamos apimties įrodymų;
- kyla pagrįstų abejonių dėl auditoriaus nešališkumo ar interesų konflikto;
- nesilaikoma sutartos audito apimties, programos ar sertifikavimo proceso;
- sertifikavimo įstaiga tinkamai nenagrinėja pagrįstų kliento klausimų, skundų ar apeliacijų.
Tokiu atveju sprendimas turėtų būti priimamas ne dėl paties radinio, o dėl audito proceso kokybės ir pasitikėjimo jo objektyvumu.
Kaip organizacijai įvertinti ginčijamą radinį?
Prieš priimant sprendimą keisti auditorių ar sertifikavimo įstaigą, verta ramiai atsakyti į kelis klausimus:
- Koks konkretus reikalavimas, auditoriaus vertinimu, nebuvo įvykdytas?
- Kokiais objektyviais įrodymais grindžiama išvada?
- Ar organizacija gali pateikti kitų įrodymų, kurie audito metu nebuvo įvertinti?
- Ar nesutarimas kyla dėl fakto, reikalavimo interpretavimo, ar dėl auditoriaus bendravimo būdo?
- Ar klausimas buvo aptartas baigiamajame susitikime ir, jei reikia, oficialiai pateiktas sertifikavimo įstaigai?
Profesionali sertifikavimo įstaiga turi turėti aiškią skundų ir apeliacijų nagrinėjimo tvarką. Jei organizacija mano, kad neatitiktis nustatyta nepagrįstai, teisingas kelias yra pateikti argumentus bei įrodymus ir pasinaudoti nustatyta peržiūros procedūra – o ne iš karto ieškoti auditoriaus, kuris pateiktų palankesnę išvadą.
Reiklus auditorius nebūtinai yra „blogas“ auditorius
Geras sertifikavimo auditorius nėra nei baudėjas, nei konsultantas. Jis yra nepriklausomas vertintojas, kuris:
- pasirengia auditui ir supranta organizacijos veiklos kontekstą;
- klauso, klausia ir tikrina skirtingus įrodymų šaltinius;
- vienodai pagarbiai bendrauja su vadovais ir darbuotojais;
- aiškiai atskiria faktus nuo prielaidų;
- nuosekliai taiko audito kriterijus;
- pagrindžia savo išvadas;
- išlaiko profesines ribas ir nešališkumą.
Toks auditorius gali nustatyti ir daugiau radinių negu ankstesnis auditorius. Tai savaime nereiškia, kad auditas atliktas blogai. Kartais tai reiškia, kad vertinimas buvo gilesnis, geriau suplanuotas arba apėmė anksčiau nepatikrintas rizikingas sritis.
Lygiai taip pat mažas radinių skaičius savaime neįrodo, kad vadybos sistema veikia puikiai. Vertinti reikėtų audito gylį, įrodymų kokybę, išvadų pagrįstumą ir viso sertifikavimo proceso patikimumą.
Ne patogus auditas, o patikimas sertifikatas
Sertifikato vertę kuria pasitikėjimas, kad organizacijos vadybos sistema buvo įvertinta kompetentingai, nepriklausomai ir nešališkai. Todėl stipri sertifikavimo įstaiga neturėtų konkuruoti pažadu „nerasti neatitikčių“. Ji turi užtikrinti profesionalų procesą, nuoseklų reikalavimų taikymą ir argumentuotas išvadas.
Organizacijai verta rinktis ne patogiausią auditorių, o tokį sertifikavimo partnerį, kurio atliktu vertinimu galima pasitikėti.
„Gcert Baltic“ siekia, kad kiekvienas sertifikavimo auditas būtų kompetentingas, objektyvus, pagarbus ir kurtų pasitikėjimą sertifikavimo rezultatu. Mūsų auditoriai nepriima sprendimų už klientą, tačiau aiškiai pagrindžia audito išvadas ir užtikrina, kad sertifikavimo procesas būtų skaidrus bei nešališkas.
Jeigu ieškote patikimos vadybos sistemų sertifikavimo įstaigos, kviečiame susisiekti su „Gcert Baltic“.